联络中心减少客户响应时间的5种方法

  CTI论坛(ctiforum.   因此,减少客户响应时间可以让您在客户中对您的业务产生良好的看法。可以使用几种策略来最小化响应时间,每种策略都有其独特的优势。

  有效处理客户电话

  今天的客户对企业提供的响应质量有更高的期望。他们更重视沟通过程。如果你的组织让他们等上几秒钟,一半就会挂断。未能满足客户服务期望会损害公司的声誉,并促使客户转向竞争对手。

  使用带有UCC组合的托管PBX是为客户提供卓越服务的重要步骤。LogixFiberNetworks提供壮观的基于云的电话服务,您的公司可以利用这些服务提供一流的通话体验。整合的沟通使您的员工能够将客户的电话转接到最合适的部门来处理他们的询问。

  活跃在社交媒体上

  最小化客户响应时间需要您的组织在电话和电子邮件之外进行探索。在社交媒体上建立自己的形象,可以确保您的业务“一直在运转”,它使你能够与你的客户实时互动。为消费者提供即时回复,使您的业务在竞争中脱颖而出。

  正如Salesforce指出的,五分之四的顾客倾向于对那些立即回复的品牌保持忠诚。这说明了不间断的客户关怀的潜在重要性。社交媒体还使员工能够远程响应客户。他们的工作变得简单到登录、阅读客户信息和回复。

  使用电子邮件自动应答器

  电子邮件自动回复是一个强大的工具,可以通知你的客户你已经收到他们的信息。它还使您的企业能够自动通知他们,他们的问题将在合理的时间内得到解决。这种自动响应使您能够赢得消费者的信任,因为您的员工致力于履行这一承诺。

  人类的反应通常需要更长的时间,并可能导致顾客产生消极情绪。这就阻碍了他们表达自己的担忧,减缓了沟通过程。然而,让客户知道下一步要做什么会产生预期,并鼓励客户服务部门和客户之间更快地沟通。

  使用客户服务软件

  客户服务软件提高了响应消费者的方便性。使用常规电子邮件或电话的一个缺点是,追踪以前的询问会变得很费力。这增加了不相关响应或无法响应某些客户的可能性。

  客户服务软件使您的企业能够记录和跟踪以前与客户的交互。这项技术通过提供参考信息来优化客户响应--您可以快速查看特定消费者提供的信息。这加快了将相关信息拼凑在一起的过程,使您能够更快地起草响应和答复。

  对收到的邮件进行分类和排序

  对来自客户的信息进行分类和排序是增加响应时间的有效方法。你的企业应该评估来自客户所有形式的沟通内容,对其进行标记,并分配紧急度评分。您还应该确定客户的重要性及其问题的复杂性。

  随后,您应该为每个查询分配票证,并首先解决更紧急的问题。这种方法更有条理,因为您最终可能会集中精力解决类似的问题。这也是一种节省时间的方法。

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